メール対応の効率化

株式会社エアー 今田 英和

コロナ禍でメールの通数は増加しているようです。調査によると、1日平均の送信メール数は「13.63通」、受信メール数「51.1通」となっており約半数の人がコロナ禍を境にメールが増えたと感じています。ビジネスメール実態調査2021(一般社団法人日本ビジネスメール協会調べ)
メールの量が多くなると、読む、返事をするための時間が増えることになりメール以外の実業務の時間を割くことになります。メールの効率化が課題になっているように読み取れます。

効率化を考えるにあたり本文に必要要件だけを書くということは非常に有効だと考えます。

○○さん
おはようございます。○○です。

このような分かり切った内容は記載しない。チャットに近いイメージで、確認したいこと伝えたいことのみを簡潔に書くことも効率化につながると思います。
上記は社内メールの前提で考えましたが、社外であっても交流のある相手の場合や、やり取りの途中からは省略することも有効ではないでしょうか。

メールでのやり取りに関してはマナーや風習が根付いているため難しいかもしれませんが、今後企業間でもチャットのようなリアルタイムかつ双方向性のあるコミュニケーションを実現できるツールの導入が進んでいくのではないかと予想しています。

まず私は社内メールから効率化をはかりたいと考えます。

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