企業を守るためにすべきこと

株式会社エアー 森 剛

データ改ざん、不正会計、独占禁止法違反などの不祥事が絶えない中、
いかにしてそれらの脅威から企業を守るべきかについて考えてみたいと思います。

倫理観の教育だけでは、現実のプレッシャーに負けて、従業員が法令違反を起こしてしまう場合があります。

また、善意の内部通報者に頼るには、あまりにも環境が整っていないと指摘される方もいます。公益通報者保護法はあるものの、内部通報は大変勇気のいる行動になりますことに変わりないです。

企業は、第三者から指摘される前に自浄努力として解決していくために、今一度 自社のeメールアーカイブシステムを見直し、企業を守るべく戦略的位置付けと捉えてみてはいかがでしょうか。

 

現在では、eメールが社内外での重要なコミュニケーションツールという位置付けですので、企業にとっては大変有益な情報が蓄積されています。この蓄積されているeメールアーカイブシステムを積極的に活用することで上述のリスクから企業を守れないかと考えます。

昨今の不祥事の背景からか、入札、談合、価格カルテルなどを気にされる企業が最近は増えてきています。ITの仕組みを活用し、予防法務的な発想を取り入れ、今までIT部とは距離のあった監査部、総務部、法務部などが連携し、コンプライアンスを徹底しようという動きがあります。

欧米と比較すると経営層が担当者任せの感が否めませんが、不祥事、訴訟などから企業を守るという視点で経営層から意識を変え、上層部のメールこそ監査対象とすることで、日々緊張感を持った正しい業務を遂行できると思います。

アーカイブすることで、不適切な情報が残ることを心配するより、従業員の正しい業務遂行を証明する使い方をしてみてはいかがでしょうか。

 

カルテルのケースで影響度を考えますと、
公正取引委員会(または外国の司法省)からの課徴金に始まり、民事訴訟、株主代表訴訟と発展する場合もあり、非常に大きな被害を受けることになります。

訴訟時には適切な証拠としての情報提出も義務付けられます。

また、企業は自ら課徴金減免制度(リニエンシー)を利用することで、被害を最小限に抑えることができます。

私は仕事柄、お客様の監査実態をヒアリングする機会がありますが、eメールアーカイブシステムについて重要視していない企業もあれば、逆に不適切なeメールがないか担当者が毎日監査しているという企業もあります。

より効率化が求められる現場の中では、さらに業務が増えることは許されない状況でありますので、逐次、人がすべてのeメールをチェックすることなく、不適切なeメールのみを検知できるAI技術を駆使した日々監視できる製品サービスが市場から求められると思います。そのAI技術によって、監査者の運用負荷が軽減でき、潜むリスクを素早く検知できる仕組みは、多くの企業から支持されるものと確信しています。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

コメント

お名前 *

ウェブサイトURL