オフィス業務の効率化とテレワークのセキュリティリスクについて

株式会社エアー  森 剛

世界中、誰も想定できなかった新型コロナウイルスの影響により、
デジタルトランスフォーメーション(DX)が急激に加速してきました。
事業を如何に続けるかという観点から見ても、このDXの大きな潮流は一過性ではなく、
今後さらに進展するでしょう。

そこで、来たるDX時代を見据えて企業が考慮すべきことを
オフィス業務の効率化とテレワークのセキュリティリスクという視点で整理します。

1.オフィス業務の効率化
まず、企業の様々な情報をデジタル化することで、オフィスに出勤する必要がある業務を削減し
必要な情報は関係者で共有できる仕組みに改善しなければなりません。

具体的には、AIを駆使する環境を整えることが効果的です。
社内や社外向けに、人が介在しないチャットボットのような自動応答の仕組みは、
スマホ技術とも融合させ大いに活用したいところです。
AIは水や電気、ガスなどといったインフラ事業と同じように
我々の生活を豊かにしてくれるものと信じています。

さらに、社内システムを自社に持つのではなく、極力外部サービスを利用するなど
事業継続性の高い環境の構築が求められます。

利便性の観点で言えば、メール以外に
チャットやSNSなどスマホを使ったコミュニケーションツールの導入も進むことでしょう。

2.テレワークのセキュリティリスク
今回のような緊急時では、社内のガイドラインを守れない事態が発生してしまう場合もあります。
オフィスで行っていた業務を日常的にテレワークで行えるようにすると、どうしても情報漏えいリスクが高まります。
従業員の心に“緊急時だから…”というスキが生じたり、
オフィスでは第三者に確認しながら進めていた業務も、テレワークの場合は容易にできないために
自己の判断で行動してしまい損失を招くという事故も発生しております。

事故は未然に防げるのが理想ですので、定期的に従業員の活動を点検してみるのも良い方法と思います。

以上の点を考慮して、ニューノーマルを生き抜くために
このピンチをチャンスに変えられる会社にしていきたいものです。


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