メールの「うっかり誤送信」が企業に与える影響は?

株式会社エアー 森 千亜希

メールは企業や組織において日常的に最もよく使うツールの1つです。

送信する時間や場所を選ばない、という点で非常に「手軽な」ツールです。

しかし、その「手軽さ」ゆえに時として大きな事故に繋がる場合があります。

  • 他社の同姓同名の方へ間違ってメールを送信した。
  • 添付ファイルをつけ忘れた。
  • 間違った添付ファイルを送ってしまった。
  • Bccに入れるべき宛先をCcに入れてしまった。

上記のケースではいずれも、「慣れ」や「思い込み」があり、メールを送信する前の確認を十分に行っていないために発生してしまう事案であると考えられます。

メールの誤送信による影響は、顧客からの信頼喪失・多額の損害賠償発生(訴訟リスク)・取引先からの取引停止など、様々です。

一社員の「うっかり誤送信」によって、企業全体が失うものはあまりにも大きいです。

メール誤送信事故を起こさないようにするためには、メール送信時、以下について常に気を付けることが大切です。

  • 宛先が正しいか?
  • 余計な宛先が含まれていないか?
  • 添付しているファイルは間違えていないか?
  • 余計な情報が入っていないか?
  • WordやExcelではなく、PDFでも良くないか?

人間のすることですから、どれだけ注意を払っていても100%はありえません。

しかし、日々のちょっとした確認を怠らないことが、「もしも」の事案が発生したときの対応にも表れてくるのではないでしょうか。

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