誤送信対策を成功させるコツ

株式会社エアー 平野 虎之介

営業部に所属しており、お客様からよく「メール誤送信対策の運用・管理はどうしたらよいでしょうか?」という質問をいただきます。そこで、誤送信対策をどのようにして実現するか、考えてみようと思います。
まず、よくある誤送信とはどのようなものでしょうか?代表的なものを挙げてみます。

  • 別企業の同姓同名の人物へ送信する宛先間違い
  • メルマガなど複数アドレスへ送信する際のBCC入れ忘れ
  • 添付ファイルの選択間違い

このような”うっかり”誤送信は送信前に宛先や添付ファイル、本文を精査することで避けることができます。とはいえ、確認の手順を増やすことは業務を増やしてしまうことにつながります。そのため、なかなか誤送信対策のルール作りに踏み切るのは難しいかもしれません。誤送信対策は直接利益につながることではありませんので、「いかに業務効率を落とさずインシデントを減らすか」を軸にご検討されるケースが非常に多いです。

WISE Alert365 Alertのような、システムによる誤送信対策ツールを導入することで、「条件」に当てはまったメールを送信しようとした場合に警告を表示することが可能です。人による注意や確認よりもシステムを用いたほうが数段確実ですし、警告が出た時に確認すればよいので業務効率も確保できます。

ひとくちに「条件」とご説明しましたが、効果的に誤送信を対策する場合、この「条件」が一番重要になるのではないでしょうか。「条件」を決定する際、特に意識すべき点は「誰の」「何を」対策するのかということです。
具体的に例を挙げて考えてみます。

例1)「営業部の」「企業間違いによる誤送信を」対策する場合

有効な条件:「複数のドメインがある場合に警告」「本文の企業名と宛先の企業ドメインが異なる場合に警告」等
⇒A社の田中さん宛てのメールをB社の田中さんに送ることを防げます。

例2)「管理部の」「個人情報を含んだファイルの外部送信を」対策する場合

有効な条件:「添付ファイルがついている場合に警告」「外部宛てへの送信規制」等
⇒添付ファイルの選択間違いや、意図しない外部への送信が防げます。

ではもし例1の場合に例2の条件を当てはめてしまうとどうなるでしょうか?

例3)「営業部の」「企業間違いによる誤送信を」対策する場合

条件:「添付ファイルがついている場合に警告」「外部宛てへの送信規制」

例3では例えば営業部が外部宛てへメールを送れないなどの支障が出ると想定され、これでは実際の業務上で対策したいことと離れてしまいます。当たり前のようですが、誤送信対策のルール作りをする場合は対象の環境でどのような誤送信対策をしたいのか、目標を明確にしましょう。そのために「誰の」「何を」に応じた設定を作成することが重要です。

また、設定を作成する際は、必ず防がなければならない誤送信の対策から優先して始めていただくと良いかと思います。重要でない事項までルールに含めると業務効率の低下につながりますし、確認作業が形骸化してしまう恐れもあります。
ルールを作る際は、実際に運用される方々の誤送信の不安なくすような形で運用できると良いのではないでしょうか。

各企業・各業界によって誤送信対策には様々な考え方や取り組み方が存在しています。弊社では誤送信対策製品の豊富な導入実績がございます。ご相談いただけましたら、実際の事例を参考に貴社にあった運用方法をご提案することが可能です。
まずは情報収集からでも結構ですので、お気軽にご相談いただけましたら幸いです。

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