状況起因の誤送信と対策

株式会社エアー 渡辺 賢太

過半数の方は、日々の業務において一番利用しているツールは何かと聞かれれば、メールを想像されるのではないでしょうか。今も業務における必需品となっているメールですが、利用にあたって考えなくてはならない大きなリスクとして誤送信があります。
誤送信はやり取りを行ったお客様に迷惑がかかるだけでなく、自分や自社の信頼低下にも繋がってしまいます。弊社では誤送信防止の製品、サービスを取り扱っておりますので、お客様からどういったケースで誤送信が発生したのか等の背景や内容をお聞きする機会も少なくはありません。
以下に、よく聞く誤送信のケースを挙げてみましょう。

  • 宛先の間違い
  • Bccにすべき宛先をBccにしていなかった
  • 添付ファイルの添付間違い

皆さんの中でも一度は聞いたことのあるケースかと思います。身近で誤送信が起こったことのない方も多くいらっしゃるかもしれませんが、事実これらは今もなお発生しており、何度ニュースになって注意を促されても無くならないものです。

果たして何が問題で、これだけ周知されている誤送信が無くならないのでしょうか?私は誤送信の内容や誤送信をする人に問題があるのではなく、状況に問題があるのではないかと思っています。どれだけ優秀な人でも、様々な要因によって誤送信が発生する可能性はあるでしょう。
例えば業務量が多く、普段はよく確認して送っていたメールを焦って即送信、といった状況を仮定します。そういった、状況からの焦りにより視野が狭くなって……といったパターンは現実でも起こりうる話ではないでしょうか?

前述のとおり弊社では誤送信防止製品を取り扱っておりますが、製品だけで完全にカバーしている訳ではないと思っております。状況起因の誤送信に対して高機能の製品を導入することに加え、一人一人がどんな状況でも誤送信をしないという心構えを持つことで対策になるのではないでしょうか。
もちろん製品でアラートが上がることにより一度内容を確認するステップができ、これによって誤送信が減った、そういった声も多く頂いております。ただ、アラートにも徐々に慣れてくるものです。慣れてくると徐々にチェックがおろそかになってくることもあるでしょう。弊社製品では慣れ防止の機能もありますが、やはり慣れによるチェック漏れも、送信者自身の気持ちの持ち方で抑えられるケースがあるのではないかと思います。

今皆さんの送るメールも、送信ボタンのたった1クリックで会社全体や自身の評価の低下に繋がる可能性を秘めています。こういった考えも常々忘れず気を引き締めて業務に取り組んでいくことが、自分のため、ひいては会社のためにできることの第一歩ではないでしょうか。

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