メール誤送信発生原因の深堀りと対策

株式会社エアー 藤野 好一

セキュリティニュースでは「メール誤送信」の記事が毎週のように掲載されています。

「メール誤送信」と言ってもいくつかのタイプがあります。

A) 送り先を間違えた
A商事の山田さんへ送るつもりがB工業の山田さんに送ってしまったというオーソドックスなタイプ。

B) 送り先に第三者のアドレスが含まれていた
TOやCCで複数の関係者へ送るメールで、関係者以外のメールアドレスが入っていたというケース。
知らずに全員に返信でメールを送ったために、巻き込まれ事故を起こすケースも発生する。

C) 送る情報を間違えた
送り先も内容も正しいが、添付する情報を間違えるケース。
見積書を添付するつもりが原価表を添付してしまったり、他社宛の見積書を添付してしまうなど。

D) アドレス漏洩
会員への連絡など一括送信をする際に宛先アドレスを BCC に記載してメールアドレスを知られないようにするつもりがTO に書いてしまい、会員のメールアドレスが全員に漏洩してしまったというケース。

以上が「メール誤送信」として頻繁にニュースになっているものだと思います。

「メール誤送信」の発生原因としては、メールシステムとしては正しく動いているので、担当者の不注意によるものとして処理され、企業側は謝罪など後始末に追われ、その後は時間と共に忘れ去るという流れでしょうか。

しかし、本来ここでしっかりと行っておかなければならないことは、発生原因の深堀りです。

誤送信の内容、起こした時間帯、その時の担当者の状況、健康状態などを確認して、不注意を起こしてしまう環境になかったのかという点まで遡り、本当の原因を突き止め、再発防止策を考えなければなりません。

  • 顧客にせかされて焦っていた
  • 夜10時を回っていて疲弊していた
  • 風邪気味で発熱していた
  • 納期間際で長時間の就業が続いていた

こういった状況があると、幾ら頑張っても「不注意」の事故は発生します。
そうならないためにも、こういった場合の運用ルールを事前に取り決めするといったことも再発防止の対策に必要です。
特に環境等の外的要因は無かったと判れば、担当者の教育やメール運用ルールの見直しが必要な対策になります。

また「 D)アドレス漏洩」に関しては、一般のメールクライアントの利用方法に照らしても、正しい利用方法では無いので、運用方法自体を見直すという対策が必要に思います。

それでも起こってしまうメール誤送信によって、担当者が責めを負う、企業が損害を負う、顧客に迷惑をかけてしまうといった事態を回避する方法として、メール誤送信対策のソリューションが必要だと考えています。

メール誤送信発生原因の深堀りと対策 への1件のコメント

  1. KAPR

    誤送信経験者ですが、AIが誤送信と判断したら、正しいメールに修正して送ってくれるとすごく嬉しいです。

    返信

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