誤送信防止のための新たな視点

株式会社エアー 菅山 征克

弊社では誤送信防止ソフトウェアとして、
サーバ型の WISE Attach、クライアント型の WISE Alert という製品を開発および販売しています。

どちらも外部にメール送信をする際、メールを一時保留し、宛先や添付ファイルを
確認させたり、添付ファイルをZIP暗号化するといったことを行うソフトウェアです。

ありがたいことに、これらの製品をご導入頂いたお客様から「誤送信が減った」とご評価を頂くことが多いのですが、
その一方で、それでも「確認画面に慣れてきてしまい、内容を確認せずに送ってしまう」、
「特定の不注意な人はろくにアドレスを確認せずに送ってしまう」といったご意見が後を絶ちません。

いずれも難題ですが、弊社ではこうしたご意見を伺いながら、
誤送信を防止するための新たなチェック機能を日々検討しています。

今回は、その中から4月にリリースした
WISE Alert v3.3に実装された誤送信防止機能「ヒューマンエラー3H対応」をご紹介したいと思います。

ヒューマンエラー3Hとは、人間が作業を行う際、ミスや失敗を起こしやすい状況を簡潔にまとめた標語で、
以下の三種の作業または状況のことを指します。

 ・初めて(はじめて、Hajimete) – 初めてやる作業
 ・久しぶり (ひさしぶり、Hisashiburi) – 久しぶりに行う作業
 ・変更 (へんこう、Henkou)- 手順や方法が変更された作業

これらの作業においては、普段に比べ特にミスや失敗が発生しやすく、
そこから事故や怪我といった災害につながることも多い。
そのため3Hにあたる作業を行う際は、十分注意して取り掛かる必要があるというもので、
これを WISE Alert では、

 ・はじめての宛先
 ・久しぶりの宛先
 ・いつもと違う組み合わせの宛先

という条件にあてはめ、誤送信防止に役立てようと考えました。

WISE Alert は、メール送信時に上記の条件にマッチするか否かを過去に送信した履歴(宛先と送信日時)から判定します。
判定の結果が「はじめての宛先」、「久しぶりの宛先」ならそれを示すカラーサインの
アイコンを宛先アドレスの横に色分け表示し、「いつもと違う組み合わせの宛先」の場合、
それを示す警告メッセージを表示します。

これにより、今までの内部/外部、添付ファイルあり/なしといった基本的な注意喚起とは
異なる「今、送信しようとしている宛先が過去と比較してどうなのか」という視点で
誤送信に対して気づきを与えることができるというとてもユニークな機能です。

WISE Alert は、今回紹介したヒューマンエラー3H対応以外にも色々な誤送信を防止
するためのチェック機能を実装しており、これからも、WISE Alert をご利用頂いているお客様、
そうでないお客様から様々なご意見を取り入れ、少しでもメール誤送信を減らせる製品をご提供できればと考えております。

「こんなチェック機能があれば、誤送信が減るんじゃないか」など、
ご意見がありましたら、是非、コメント頂きたくお願い致します。

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