似ているように見えても、少し違う？自動ZIP暗号化製品

日本のビジネスでメールのやり取りをしていると
まとわりついてくるのが添付ファイルのZIP暗号化です。

自動ZIP暗号化は2020年11月頃に一部中央省庁で利用廃止の
発表もあったこともあり、最近何かと話題に上がります。
ネット上では、“PPAP”というキーワードと併せて
頻繁に議論が見られるようになりました。

ZIP暗号化に関する様々な”面倒くさい”を解決することが出来る
自動ZIP暗号化製品が、既に市場には様々出ています。
一見すると、みな似通った機能を持っているように感じるかもしれません。

ですが、よく見てみると似ているようで異なる機能がついていることがあります。

今回はなぜその違いがあるのか、「なぜ」の部分に焦点を当ててみましょう。
自動ZIP暗号化そのものについてや、それを行う製品の機能について
より理解を深めることが出来ます。

☆自動ZIP暗号化ツールを既に導入しているあなたに、そして導入を検討中のあなたにも、ぴったりの機能を併せてご案内します。

自動ZIP暗号化をした後の動きは、以下のように大きく2つに分けられます。

・パスワードの送付まで全て”自動”
・パスワードの送付は一部”手動”

手間を省くための自動ZIP暗号化製品なのに、
なぜわざわざ手動でパスワードを送付する機能が付いた製品があるのでしょうか。

自動ZIP暗号化の機能を使うと、
手動で行っていたZIP暗号化に比べて
格段にかかる手間が省けます。

「手間ばかりかかるZIP暗号化も自動ZIP暗号化製品で楽になった。
自動でパスワード通知までやってくれるんだからより楽だなぁ」

なんて思っていると、うっかりメールの宛先を間違えたとき、
どうなってしまうでしょうか。

パスワードを送ってさえいなかったら、
ZIP暗号化されたファイルが誤送信先の手元に届くだけで済み、
添付ファイルの内容が確認されることはありません。

誤送信を起こしてしまった人からのこんな声も聞いています。

「パスワードを送るとき、宛先間違いに気が付いてさえいれば
情報漏えいも防げたかもしれない。」

パスワードを送付するときにも、メール本体と同様に宛先を確認することが大切です。

先ほどのエピソードからも分かるように、パスワードの送付機能の仕様は
ZIP暗号化が”ヒューマンエラーによる情報漏えい防止”の観点で
有効であるか・そうでないかを判断する大きなポイントになりうると考えられます。

添付ファイル本体とパスワードを同じ宛先へ誤送信すると、
受け取った人が添付ファイルの内容まで確認出来てしまいます。

パスワードを送付するとき、宛先をもう一度確認する工程が入ることで
それを防ぐ効果があります。

”なぜパスワードをわざわざ手動で送付するツールがあるのでしょうか。”

冒頭のこちらの問いについては、

“誤送信が起きてしまったときに、添付ファイルの内容まで
情報漏えいしてしまうことを防ぐ効果があると考えられるため。”

と答えることが出来るでしょう。

宛先を間違えない

パスワード通知メールの
件名・本文・パスワードはツールが作成し、
宛先だけは自分で入力する。

このように”手間”な作業は全て製品にまかせ、
宛先だけ私たちが改めて入力することで
誤送信防止としてのZIP暗号化の有効性はアップします。

では実際に、どのように自動ZIP暗号化製品を運用していけば良いのでしょうか。
弊社のメール誤送信対策製品WISE Alertを例に挙げて、具体的な添付ファイルの送付方法を見てみましょう。

ZIP暗号化した際のパスワードの送付方法には、以下２つがあります。

宛先を手動で入力して送付
添付ファイルの宛先とは別のアドレスに送付
　…メールの宛先と異なる宛先をパスワード通知先に設定することで、
　　添付ファイルとは別経路でパスワードを送付することが可能になります。

どちらの方法もパスワードの送り先を一度確認することになるので、
誤送信対策として有効だと考えられます。

これまでZIP暗号化についてお話しして来ましたが、
そもそもZIP暗号化以外の手段で添付ファイルを送付したいと考えている人もいるかもしれません。

WISE Alertなら、以下のような方法で添付ファイルを送付することが可能です。

添付ファイルの代わりに共有リンクを送付する
こちらはZIP暗号化はせず、添付ファイルの代わりに共有リンクを添付する方法です。
この方法なら、パスワードを送付する手間を省くことが出来ます。

ZIP暗号化をするとき、運用の仕方には注意が必要であり
宛先を間違えないようにすることが最も大切です。

これらの方法の中であなたにぴったりの方法を見つけてみませんか？

どの方法にも対応しています！WISE Alertをここからチェック