メール誤送信が起きたときのリスクとは？誤送信対策で注意すべきポイントもご紹介【IT担当者必見】
情報漏えいリスクだけではない？様々なリスクを予防するメール誤送信対策
企業活動に必要不可欠な電子メールですが、情報漏えいの原因になってしまうことも少なくありません。電子メールによる情報漏えいは、悪意を持ったユーザによる意図的な持ち出しはもちろんですが、うっかりミスによる「メール誤送信」についても対策を講じる必要があります。メール誤送信が一度起きてしまうと、情報漏えいリスク、レピュテーションリスク、謝罪対応などによる企業活動の停滞などが発生します。誤送信対策を導入することで、企業をこれらのリスクから守ることができます。
メール誤送信対策で注意すべきポイント
メール誤送信が起きてしまったときの再発防止策には「情報管理教育の徹底」「配信前のチェック項目の強化」「ツールの導入」などが見られます。（参照元：「BCCのつもりが……うっかり誤送信はなぜ起きる？」）これらの対策にはいくつか気を付けなければならないポイントがあります。
●情報管理教育の徹底…人員の入れ替わりがある場合、定期的な実施が必要。理解度は個人ごとに異なる。
●複数人でのチェックを行う（ダブルチェック）…テレワーク中の実施が困難。お互いに油断してチェックが甘くなる恐れがある。
●配信前のチェック項目の強化…業務効率が低下する恐れがある。業務量が増加する。
●ツールの導入…自社に合ったツールを選定・運用する必要がある。
それぞれの対策は完璧なものではないため、一度導入した後も定期的に見直しが必要です。ツールの導入をする場合は、自社に合ったツールを導入することで効果が期待できると言えるでしょう。
メール誤送信対策でチェックしておきたいもう一つのポイント
情報漏えい対策を検討する上で、社外向けのメール誤送信対策は必須の対策にあげられることが多い一方、社内向けメールにおいても対策が必要になる場合もあります。例えば、人事や給与に関する連絡などは誤送信が大きな影響を与えかねません。大規模な企業であればあるほど、同姓の社員や似たアドレスの社員が増え、社内間誤送信も起きやすくなります。このように社内間メールにおいても対策が求められるケースも考えられるため、自分自身や他部署が起こしうる誤送信を想定またはヒアリングしておくことが有効な誤送信対策を実行するための重要な要素の一つです。
ツールを活用したメール誤送信対策 3大パターン
本ページでは、ツールを活用した具体的なメール誤送信対策方法をご紹介します。例えば、Outlook利用者の場合、誤送信対策は大きく分けてクライアント、サーバ、クラウドの主な3か所での対策が可能です。以下に、導入先システムごとの誤送信対策手法を紹介しています。
1.クライアント側でできるメール誤送信対策とは？
2.サーバ側でできるメール誤送信対策とは？
3.クラウド側でできるメール誤送信対策とは？
【参考】メール誤送信対策のシステムごとのメリットとデメリット
上記に紹介した３パターンの誤送信対策におけるメリット・デメリットには以下があげられます。
●クライアントで行うメール誤送信対策
メリット：アドインタイプのものを利用することで導入の手間が少なくなり、少人数から手軽に始められる。
デメリット：大規模での一斉導入だとアナウンスやインストール、アップデートの手間がかかる場合がある。
●サーバで行うメール誤送信対策
メリット：メールの経由地にサーバを立てることでメールを漏れなく誤送信対策できる。
デメリット：メールの配送経路を考慮した導入が必要であり、導入する手間や費用、時間がかかる。
●クラウドで行うメール誤送信対策
メリット：デバイスにとらわれずに一元管理できる。導入が容易で、アップデートの手間がかからない。
デメリット：セキュリティ面の安全性を確保できているか注意しなければならない。
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