Office 365に於けるキーワード検索

株式会社エアー 吉井明夫

Office 365のコンプライアンスソリューションにはメールの電子情報開示(eDiscovery)、アーカイブ、監査の機能が統合されています。利用者がメールを削除、加工してもアーカイブ領域や追加費用の心配をせずに長期に亘ってメールとその更新履歴を保存できます。ところが保存したメールは「日本語検索がうまくできないので今のところはただ保管しているだけ」という声を聞きます。その原因として以下のような点が考えられます。

検索インデックスを作成するとき、単語はOffice 365が定めた方法で文書中から切り出されます。検索は単語に対して完全一致で行われます。*を使った前方一致は使えます。

文書   京都大学  ⇒インデックス化 京都|大学

検索キー「京都大学」ではマッチしますが「京都大」ではマッチしません。

 

カタカナ表記の外来語は1語としてインデックス化されていることが多いので、部分一致で見つけることができません。

文書 アプリケーション ⇒インデックス化 アプリケーション

検索キー「アプリケーション」ではマッチしますが「アプリ」ではマッチしません。
同様に「コンサルタント」も「コンサル」ではマッチしません。

 

検索時に言語を指定しないとさらに検索もれが多く(再現率が低く)なります。

 

メールアーカイブ、メール監査にOffice 365を賢く使いましょう

過去のメールは自動的にアーカイブに移動され、訴訟ホールドを設定すれば証拠として認められ、訴訟終了まで安全に保存できます。日本語全文検索に制約はあるものの、送受信人メールアドレスや送受信日時、含まれるキーワードで検索対象が絞り込めます。

eDiscoveryでは一定期間を区切って数十人の関係者のメールを閲覧し、調査します。対象メール数は数十万に及ぶこともあるので、キーワードを指定して検索し、無関係なメールを除外します。法律的な判断が必要なため、内容の調査は弁護士が中心になって行います。調査が完了すれば証拠開示のためにPSTファイル等でダウンロードします。このPSTファイルをOutlookにインポートすれば訴訟当事者がオフラインで閲覧できます。

オンプレミスのメールアーカイブをお使いの方は検索速度や機能の制約とアーカイブ費用、安全性などのメリットとのトレードオフを考えてOffice 365の使用をお考えください。