差出人、宛先と入力フィールドの確認 ー今すぐ始めるメール誤送信対策 vol.2ー

送信の直前に必ず確認!宛先メールアドレス

メールの誤送信インシデントとして、「Bccとして宛先を入力したつもりが間違ってCcとして入力していたため、顧客のメールアドレスが流出してしまった」というトラブルは度々報じられます。また、自動的に表示されるアドレス候補から選択した宛先が間違っていたため、社内の人に送るつもりのメールが社外に配送されてしまった、ということもあります。両方とも、送信前に宛先メールアドレスの確認が十分にできなかったことにより発生したインシデントであると言えます。
メールの誤送信を防ぐために、まず確認しなくてはならないのが以下の2点です。

  • 宛先の入力フィールドに間違いはないか?
  • 宛先のアドレスに間違いはないか?

Outlookなど、メーラーのメール作成画面だけではこれらの間違いに気がつきにくいため、間違った状態のまま送信してしまうことが起こりがちです。また、一目で確認ができず、送信時のチェックに時間がかかってしまうことは業務効率の低下にもつながります。
メールの「送信」ボタンを押した直後にポップアップ画面を表示させることで、宛先間違いによる誤送信を防止しましょう。
WISE Alert をインストールしておけば、メールの送信時に一目で宛先情報を確認できるポップアップ画面が表示されます。

<WISE Alert ポップアップ画面(Alert画面)>

  • 宛先メールアドレスを「外部ドメイン」のボックス・「内部ドメイン」のボックスにそれぞれ分けて表示します。
    宛先に外部ドメインを含んでいることが一目で確認できます。
  • 宛先メールアドレスの前に宛先種別(TO、CC、BCC)を表示します。
  • 宛先ごとに「安全色(外部アドレス:青、内部アドレス:緑)」を設定しておくことが可能です。宛先メールアドレスの前に表示されているカラーサインをクリックして「安全/危険」色を設定しておけば、次回以降、Alert画面で該当の宛先のカラーサインは設定した「安全/危険」色で表示されます。
  • 宛先メールアドレスは、宛先種別/宛先ドメインでのソートが可能です。

また、差出人のメールアドレスもポップアップ画面の上部に表示するため、複数のメールアカウントをメーラーに設定している場合に、利用するアカウントが間違っていないかを確認することができます。

WISE Alert カタログでも機能の詳細をご覧ください。
こちらから自由にダウンロードしていただけます。 >>> WISE Alertカタログ(PDF)

まずは宛先メールアドレスの確認を確実に行うことで、メールの誤送信を防止しましょう。

送信前の警告で誤送信を防ぐ専用サーバ不要のシンプルな誤送信防止Outlookアドイン
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