”顧客宛にメールを送信する場合や社外へのメールにファイルが添付されている場合には、
必ず上司・上長のメールアドレスをCcに設定すること”
メール業務において、こんなルールを運用している組織はよく見られます。
もちろん、組織で決められたルールを守って正しくメール業務を行っている分には問題ありませんが、時には次のような事態が発生する可能性もあります。
- ルール上、上司のアドレスをCcに入れておかなければいけないのに、入れ忘れたままメールを送信してしまった！
- 上司Ccを入れ忘れたことに気付かないままメール送信し、後でその事実に気付いて上司から注意されてしまった。
- 「この宛先はお得意様でやり取りも慣れたものだから、今回は上司アドレスへのCcを省略してもいいか」と自己判断でルールをやぶってしまった。
決められたルールを従業員一人ひとりの注意力や記憶力、意志によってのみ守って運用していくには限界があります。
そこで、特定の条件を満たすメールには、自動で上司アドレスがCcに設定される仕組みがあれば便利だと思いませんか？
メール誤送信対策Outlook アドイン WISE Alert には、「上司Cc自動付与」機能がついています。メールの送信時に、「外部ドメイン宛」「添付ファイルつき」「外部ドメイン宛かつ添付ファイルつき」などの条件に合致すれば、あらかじめ設定しておいた上司・上長のメールアドレスを自動でCcに設定してくれます。
- 「送信先に上司アドレスが含まれない場合は自動付与する」にチェックを入れます。
- 「添付ファイルつき（かつ送信先に外部ドメインを含むとき）」「送信先に外部ドメインを含む」などの条件設定を行います。
- 上司メールアドレスの宛先区分は「Ccに付与」「Bccに付与」から選択できます。
- 上司のメールアドレスを登録しておけば、設定は完了です。
＜WISE Alert 設定画面 上司Cc自動付与＞
WISE Alert カタログでも機能の詳細をご覧ください。
こちらから自由にダウンロードしていただけます。 ＞＞＞ WISE Alertカタログ(PDF)
メール送信時のルールも、ツールを活用することでより正しく運用していくことができます。
送信前の警告で誤送信を防ぐ専用サーバ不要のシンプルな誤送信防止Outlook アドイン
WISE Alertの概要を見る