添付ファイルの間違いを防止&送信直前に内容確認 ー今すぐ始めるメール誤送信対策 vol.4ー

送信ボタンを押してからも添付ファイルの確認ができる!

「社内向けの情報が含まれるファイルを顧客に送ってしまった!」
「ファイルを間違った相手に送ってしまった!」

添付ファイルつきメールの誤送信をなくすには、「宛先」「添付ファイル名」「添付ファイルの内容」をメール送信前に確認し、間違いがあれば修正して送信できるような仕組みを設定しておくと良いでしょう。

WISE Alertで設定可能な「添付ファイル確認」の方法をご紹介します。

1. 添付ファイルつきメールを送信するときにポップアップを表示

<送信Alert表示条件の設定>

ポップアップ画面を表示させる条件として”「添付ファイルつき」メール”を設定することができます。
さらに、「送信先に外部ドメインを含むとき」のみ「添付ファイルつき」メールに対して警告を表示する、添付ファイルが「特定の拡張子」のときのみ警告を表示する、といった設定も可能です。

  • 社外の宛先にファイルを送るときのみポップアップ画面で注意を促すようにしたい
  • 契約書などの重要な情報はWordファイルで送ることが多いため、拡張子 docx のファイルが添付されているときのみ警告メッセージが表示されるようにしたい

このようなシーンで、WISE Alertの「添付ファイルつき」メールへのポップアップ表示が誤送信防止に効果を発揮します。

2. 宛先と添付ファイルに間違いがないかを確認

<WISE Alert ポップアップ画面(Alert画面)>

WISE Alertのポップアップ画面では、メールの宛先情報はもちろん、添付されているファイルのファイル名も同時に表示されます。宛先と、送りたいファイルに間違いがないかを一目で確認することができます。

3. ポップアップ画面から添付ファイルの内容を確認

WISE Alertのポップアップ画面に表示されている添付ファイル名をクリックすることで、送信直前にファイルの内容を確認することができます。もし、間違ったファイルを添付していることに気づけば、送信をキャンセルして正しいファイルを添付し直し、改めてメールを送信することが可能です。

また、送信前にポップアップ画面から、添付ファイルの内容チェックを必ず行うように設定することもできます。
「送信許可条件」設定で[送信には全Alert項目のチェックが必要] 、[添付ファイルの警告があるときは内容を確認する]にチェックを入れておくことで添付ファイルの内容確認が必須となります。

[添付ファイルの警告があるときは内容を確認する]を設定します。

内容確認が必要なファイルは青字で表示されます。

ファイルを一度開き、内容をチェックしたことでファイル名が黒字(チェック済み)になります。

WISE Alert カタログでも機能の詳細をご覧ください。
こちらから自由にダウンロードしていただけます。 >>> WISE Alertカタログ(PDF)

添付ファイルの内容チェックを必須とすることにより、誤送信対策効果がアップします。
チェック対象から外したいファイルの種類があれば、「送信許可条件」設定-[確認を除外する拡張子]で対象の拡張子を設定すればOKです。

送信前の警告で誤送信を防ぐ専用サーバ不要のシンプルな誤送信防止Outlookアドイン
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