メールとチャットの管理

株式会社エアー　嵯峨根 大貴

皆さんはビジネスでコミュニケーションを図るうえでどのような手段を使っていますでしょうか。私は10年と少しくらい前はメールしか使わなかったのですが、最近はTeamsのチャットをメインにコミュニケーションを取るようになりました。
調べてみますと、やはり一般的にもビジネスチャットやチャットツールを導入する企業は少しずつ増加している傾向があるようです。新型コロナウイルスの影響によるテレワークの導入、社内のDX推進や情報共有の効率化、経費削減など理由はいろいろと考えられます。

メールとチャットの併用で私自身が便利になったと感じる部分は以下になります。

メリット：選択肢が増え、場合によって使い分けることができる

メールですと相手の時間を拘束しませんし、丁寧な印象を与えることができます。また、記録を残す必要があるケースはメールが有用です。特に重要な連絡の際にはメールを利用することが多いです。チャットですと、コミュニケーションスピードが速い、既読・未読がわかる、複数人でやり取りがしやすいといったところが便利であると感じています。

逆に不便になったといいますか、課題として感じている部分は以下となります。

デメリット：メールとチャット、2つのツールの受信を確認しなければならない

このため、チェックにかかる時間や手間が増えたように思います。連絡を受け取ったこと自体は覚えているのですが、どちらで連絡を受け取ったのか覚えておらず、該当の内容を探す余計な時間が発生します。使い分けが上手くできないと生じる問題だと感じています。あと、時々連絡の行き違いも発生していることも悩ましい点です。（皆さんもそういった経験はあるのではないでしょうか？）

エアーは、メール監査のWISE Auditやメール誤送信対策のWISE Alertなどのソリューションを提供しているメールセキュリティに強い会社になります。上記デメリットの部分で記載した余計な工数を削減するために便利なソリューションを検討しています。
・確認漏れを防止　⇒　連絡の見逃し、行き違い防止
・統合検索　　　　⇒　各ツールでの検索時間の排除

メールとチャットを併用している中で上手く使い分けられず悩んでいる方も多く、管理が不十分で届いているはずの連絡を見つけられないといった事象も増えてくるかと存じます。そういった場合に「あったらいいね」と思えるような、皆様のお役に立てる便利なツールを生み出してまいりたいと思います。

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