メール誤送信を防ぐには ~もう少しで誤送信しかけた”ヒヤリハット”事例から考える~

株式会社エアー マーケティンググループ

<ヒヤリハット事例>

様々なメールクライアントや誤送信防止ソリューションが展開されていますが、今もなおメール誤送信の事故は無くなりません。
特に最近では、新型コロナウイルスの流行に対して
一斉メールを送る際の事故が大学自治体をはじめ多発しているようです。

そもそも、誤送信はどうして起きてしまうのでしょうか。その対策の一助になるかもしれないと考え、
“あやうくメール誤送信を起こしそうになったけれど、瀬戸際で防止できた”ヒヤリ・ハット体験談を募集いたしました。
30ほどの事例が集まったなかでもいくつかの種類があることに気づきました。

誤った操作をしてしまう事例①:返信&転送


最も多かったのは返信・転送をする際に起こりそうになったものです。

  • 社内の情報共有として、お客様のメールにコメントを付けて社内に転送しようとしたが、
    宛先にお客様のメールアドレスが含まれていた。
  • 社外からのメールに対して返信する前に、確認してもらうため上司あてに転送しようとしたところCc に社外の方のアドレスが残っていた。
  • 全社員あての通達を受けて返信しようと思い、本来なら差出人一人に返すべきところ
    思わず全社員あてに返してしまいそうになった。

一般的に社内向けよりも社外向けメールの方がより注意が必要ですし、
もし間違えて送ってしまうと宛先の方、あるいは宛先の企業にも影響を及ぼしてしまうといった情報漏えいのリスクに繋がります。

事例②:思いこみ


次点で思いこみによる事例がありました。

  • 入社してすぐのころ、社内の”山本”さんと”山元”さんを間違えて送信しそうになった。
    メールにおかしいところがないか目視で確認してもらっており、そのおかげで気付くことができた。
  • 自身が部署を異動になったとき、案内のメールの宛先をBCCではなくToアドレスに入れそうになった。
    内々の内容だったため、一斉に返信されるはずはないと思い込んでいた。
  • 社内のAさん宛てにするべきところ、誤って外部の同姓の方である 社外のAさんを宛先にしそうになった。

ここにあげた例では事前に気づくことができましたが、自分がミスをしたと意識していないことが特徴的です。
これらが本当に誤送信の事故だった場合、自覚していないことによって
事故自体の発覚がかなり遅れてしまうといった恐れがあります。

うっかりミスを防止する事例③:ケアレスミス


急いでいるときに顕著ですが、余裕がない状態では普段なら考えられないような思わぬ間違いをしてしまうことがあります。
こういった経験は誰しも覚えがあるのではないでしょうか。

  • 最新のファイルを送ったつもりで、古いファイルを添付していた。
  • メール作成ウィンドウを複数同時に広げて作業していて
    添付ファイルを付けて送信するときに、その宛先に送るべきではないまったく別の資料だと気づいた。
  • 添付ファイルが付いたメールを送信するつもりで、添付していないことに気づけた。
  • 急いでいて件名が空白のままだった。
  • タイプミスにより送信先のドメインを一文字間違えていた。(正:air.co.jp 誤:air.cojp)

時間に追われているときは他人に確認を頼むことが難しく、自分での確認も疎かになってしまいがちです。
ただ、こうしたミスはメール送信の画面に自動でアラートやポップアップが出ることで防げるでしょう。

<誤送信対策の「WISE Alert」>

誤送信を防ぐには


しかし、メールの誤送信への対策に「WISE Alert」を採用していれば、事故を起こす前に気づくことが出来ます。

「WISE Alert」は送信待ち時間の設定でメールの一時保留ができるほか、
ミスや失敗が発生しやすい初めて(Hazimete)・久しぶり(Hisasiburi)・手順や方法を変更(Henkou)した作業に徹底的な対策を行っています
お客様のご意見を元に継続的なアップデートを重ねており、大規模ユーザ様にも多数の導入実績がございます!

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誤送信にはWISE Alert
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