株式会社エアー 平野 虎之介
かねてよりメール添付ファイルの送り方について、脱PPAPの対応が求められています。（脱PPAPについてはこちらを参照ください：「脱PPAP」宣言から1年、大手企業の動向や代替案とは）
この１年ほどの間で、脱PPAPのご相談はかなり増えました。分類すると以下の5つになることが多いです。
【脱PPAPのよくあるご相談例】
- 取引先がZIPファイルを受け付けなくなった
- マルウェア対策（Emotetなど）
- 大容量ファイルの送付
- パスワード送付などの手間の削減
- 誤送信の対策
一概に脱PPAPといっても、その背景は様々です。取引先の指定する対応をする、セキュリティを重視した手段を選ぶ、作業効率を重視して選ぶ…、目的によって適切な対応は異なります。実際には複数の理由が混在しているかと思いますが、手段を考える前に、何が一番の目的かといった優先順位を明らかにすることが重要だと思います。
そして、脱PPAPを実現する手段もいくつか選択肢があります。
【脱PPAPの手段例】
- 生ファイル
- ファイル転送サービス
- クラウドストレージ
各手段について考えてみます。
1.は一番手軽に始められますが、「送り間違えてしまった場合の対処」「メール容量の肥大化」など運用におけるハードルが高いです。
2.はよりファイル送付に特化しますので大きな容量のファイルを送りやすいですが、「ツールの多岐化」「利用手順の周知」「（有料サービスの場合）コストがかかること」がネックになりそうです。
3.はどうでしょうか。クラウドストレージとして代表的なのはM365に付随するSharePointとOneDrive、また別サービスでBoxがあげられます。メリットは「メール内でファイル共有可能」「M365環境であれば導入が容易※」、デメリットは「利用手順の周知」「共有ファイルの管理」が挙げられます。
※SharePointとOneDriveは、M365に含まれるプランが存在します（2023年1月現在）
上記はあくまで一例ですが、各手段のメリットデメリットを理解したうえで検討されることが重要だと思います。なお、クラウドストレージでデメリットとした内容は、WISE Alertの連携機能（SharePoint/OneDrive/Box対応）をご利用いただくことで解消が可能です。
【クラウドストレージ利用デメリットの解消法】
- 「利用手順の周知」
⇒普段のメール添付とほぼ同じ運用で、WISE Alertが自動的にストレージよりファイル共有を行います。そのため、利用手順の周知がより平易に行えます。 - 「共有ファイルの管理」
⇒Outlookメーラー上でファイルの共有の解除または削除を行えますので、共有したファイルの管理もより手軽に行えます。
WISE Alertでは誤送信対策機能も各種ございます。脱PPAP対応と同時にうっかり送り間違えてしまうことの対策も行えますので、よりセキュアで効率的な脱PPAP手段をお求めの場合はWISE Alertのご利用をご検討ください。
脱PPAPにも有効な、OneDrive やBoxを使った添付ファイルの共有ができます
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