不正や不祥事が発生する前に、内部監査担当者ができることとは？

メールアーカイブとは

メール監査で実現できること

企業が大きな課徴金や罰金を課される事案として価格カルテル・談合、個人情報や機密情報漏えい・GDPR違反、贈収賄不祥事などがあります。そして、メールは第三者委員会の調査に活用されているように、電子証拠の中でも非常に重要な役割を担っています。
いち早く自社の不正や不祥事などといった問題を発見するためには、社内外のやり取りが大量に残されているデータ、つまりメールを監査することが一つの方法です。平時からメール監査を行うことでインシデントから企業や社員を守ることにつながります。

メール監査が抱える課題

ただし、企業が抱えるメールの量は膨大であり、何万通の中から不正や不祥事に関連するメールを探し出すために数百時間も要することがあります。さらに、検索にうまく引っかからない、検索結果に出てきたとしてもメールの状態が不可全で、調査に必要な添付ファイルの内容まで確認できないこともあります。メール監査の重要性が理解できていたとしても、運用面での課題が浮き彫りとなり、不正や不祥事の発見を妨げてしまう可能性があります。メール監査を実施するためには検索に要する膨大な時間や手間を削減し、整った状態で保存されたメールデータが必要です。