片づけの魔法とメールアーカイブ

株式会社エアー　巽 政明

片付けコンサルタントの「こんまり」こと近藤麻理恵さんが世界的に人気です。2010年に出版された著書「人生がときめく片づけの魔法」は、世界40か国で翻訳されて1,200万部を売り上げ、名字の”kondo”が片付けることを指す英語として認識されるほどになっています。

それまでにも「捨てる技術」や「断捨離」など、家の中のモノを捨てたり片付けたりしていくことを目的にした指南書はたくさんありました。近藤氏の考え方が世界の人々を惹きつけたのは、捨てるか残すかの判断基準をそのモノに触れて「ときめくかどうか」にしたところで、大量のモノの片付けという多くの人が抱える悩みへの解決策に一種のブレークスルーを起こしました。

ところで、弊社の主力製品であるWISE Auditは企業が送受信したメールをすべて蓄積（アーカイブ）しておいて、いざというときに取り出して監査できるように備えるための製品ですが、過去のメールデータをどこまで保存しておくのかは常に課題になります。
大量のメールデータの保存には、ディスクやメディアの容量やそのコストの問題がつきまといます。また、利用することがないデータをコストをかけてまで保管するのか、という課題も生じます。そこに個人情報や機密情報が含まれている場合は、無目的なまま長期的に保管すること自体がリスクにもなりえます。

しかし残念ながら、メールを含むデジタルデータに対しては、「ときめくかどうか」のような、ある意味わかりやすい判断基準はありません。デジタルデータはその利用の仕方によって、同じデータが資産にも負債にも、あるいはただのゴミにもなる側面があるからと思われます。これは最近話題のチャット型AIがさらに進化したとしても、そう簡単には解決できない問題のようです。

ちなみに近藤氏の著書では、デジタルデータの片付けに近いと思われる「本」は「中身を読まないこと」、「書類」は「全部捨てる」となっているのですが、これはやはり企業データには難しい話と思われます。

片付けの魔法が効かない、大量のデジタルデータと付き合っていくための課題は多いですが、メールのアーカイブについてはWISE Auditが末永くお役に立てるよう今後も改良に努めてまいります。

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