テレワークの普及によって、企業は今まで以上に電子メールやビジネスチャットツールを活用するようになりました。便利な一方で、管理・監査などの目が行き届きづらい状態となり、不正や情報漏えいのリスクが高まってきています。
東京五輪・パラリンピックをめぐる汚職事件で音声データや電子メールが証拠となったニュースはまだ皆さんの記憶に新しいのではないでしょうか。これからはますます電子データの保管、監査が重要となるのではないかと思います。
そこで、万が一のときに証拠として提出できるように電子メールを保管する際のポイントを3つ紹介します。
- 本文だけでなくメールのヘッダー部分（日付、差出人、宛先）等も残す
- データが削除、修正、改ざんされてない状態で保管する
- 各種法律の保存義務に対応したメールの長期保存ができる
さらにいざという時には、保存された大量のメールの中からできるだけ早く必要なメールを見つけ出すことも重要です。一通ずつ人が確認していくことは膨大な時間と労力を使うため、検索性に優れたツールを使うことが賢明だと思います。
加えて今後はいずれチャットツールも証拠能力を持つ存在として、電子メールと同様の保管時の堅牢性や検索性が求められることでしょう。
弊社では企業で多く使われているMicrosoft社のTeamsも監査できるメールアーカイブソフトをご用意しておりますので、ご興味ございましたら一度お問い合わせください。
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