よくあるメール誤送信の原因と対策

株式会社エアー　サポート担当

メールの誤送信対策の必要性が叫ばれて久しいですが、このサイトでも取り上げているように誤送信はまだまだ数多く報告されているのが実情です。その原因は多岐に渡ります。例を挙げると、

• メールアドレスのタイプミス、入力後の確認漏れなどうっかりミスによる間違い。
• BCCの宛先をCCに入力した。
• 誤って個人情報・社外秘情報ファイルを添付した。または、そうした情報が含まれていたことに気づかなかった。
• ドッペルゲンガードメインの被害。

など様々あります。
例えば添付ファイルを誤送信すると情報漏えいに繋がるなど、二次被害の懸念があります。誤送信が発生した際の影響や対処は大変な労力になりますので、危機感が認知されてきており対策もいくつか出てきています。

まず思い浮かぶのは送信前の確認を忘れずに行うことですが、これで随分と誤送信が防げる一方で、慣れてしますとついつい確認がおろそかになりがちという限界もあります。
その他の対策としてはメーラーのオートコンプリート機能を使わない、ファイルは添付せず外部ストレージのダウンロードを使用するなどなどです。さて、皆さんは、どのような対策をされているでしょうか。

弊社の誤送信防止Outlook アドイン「WISE Alert」では、送信前の確認・メールの一時保留、送信時に表示されるポップアップ画面で、差出人、宛先、添付ファイルなどの情報を一目で確認することができます。
また、スマホやタブレットで誤送信対策をしたい方には、クラウド型メール誤送信対策サービス 「365 Alert」もありますので是非お使いいただければと思います。

送信前の警告で誤送信を防ぐ専用サーバ不要のシンプルな誤送信防止Outlook アドイン
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スマホ・タブレットのメール誤送信を防ぐクラウドサービス
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