電子帳簿保存法の改正により求められること

株式会社エアー マーケティンググループ

皆さん、2022年1月1日から施行される電子帳簿保存法の改正に向けて、準備はお済みでしょうか。
「電子帳簿保存法」(正式名称:「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」)とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。紙文書より電子データの方が保存スペースもとらず便利ですが、実はこの電子保存について税務署の事前承認が必要という理由もあり、なかなか浸透しませんでした。今回の改正ではこの面倒な事前承認制度が廃止され、様々な要件も大幅に緩和されるため、電子保存を導入する企業が増えていくのではないかと感じています。

そこで新たに電子保存の導入を検討している企業のために、求められることについて少し紹介したいと思います。例えば請求書のPDFファイルを電子メールの添付で受け取った場合、今まではそのPDFファイルを印刷して保存すればよかったのですが、本改正ではPDFファイルの(メール本文に取引情報が記載されている場合にはそのメール自体も)保存が必要となりました。
さらにその受領したPDFファイルにタイムスタンプがついていない場合には、電子データに信憑性を持たせるために、

  • 受領者側でのタイムスタンプの付与
  • データの訂正・削除を記録できる、または訂正・削除自体ができないシステムの利用
  • 取引情報の年月日、取引金額、取引先で検索できるような状態で保存(メールソフト上で閲覧できるだけでは不十分)

などいずれかの対応が求められます。
受領者側で都度タイムスタンプを付与する人的な作業は、必ずミスや漏れが発生します。実際にはメール自体を堅牢な場所に保存し、且つ税務調査などで求められた時にすぐに検索・提出ができるようにしておくことが現実的かと思います。

エアーは、メールを堅牢に長期保存し高速で検索もできるアーカイブソリューションや、M365側でアーカイブしているメールを不正会計の早期発見を目的として監査するようなサービスも用意しています。ご興味があればお気軽にお問合せください。

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