退職者のメールアカウント、そのままにしていませんか？

株式会社エアー　営業担当

社員が退職したあと、そのメールアカウントはどうしていますか？

「引き継ぎのためにしばらく残しておこう」「対応中の案件があるから」——こうした理由で、退職者のメールアカウントがそのまま残されているケースは、実は珍しくありません。

しかし、この「もう少しだけ」が、企業にとって思わぬリスクにつながることがあります。

一つ目は、不正アクセスの入り口になるリスクです。パスワードが変更されず放置されたアカウントは、外部の攻撃者にとって格好の侵入経路になりえます。
退職者のアカウントを踏み台にして社内ネットワークに侵入されたという事例も、実際に報告されています。

二つ目は、退職者本人によるデータ持ち出しです。退職後もアカウントにアクセスできる状態であれば、顧客リストや営業資料といった機密情報が社外に流出するリスクがあります。

そして三つ目が、見落とされがちな「メール転送ルール」の問題です。在職中に設定された自動転送ルールがそのまま残っていると、退職後も社内メールが本人の個人アドレスに流れ続けてしまう恐れがあります。

こうしたリスクを防ぐには、退職日にアカウントを速やかに無効化する運用ルールの整備が基本です。
加えて、退職前後のメール送受信に不審な動きがないかを確認できる監査体制を持っておくことも、情報漏えい防止の有効な一手となります。

「辞めたあと」のメール管理——地味に見えて、実は見過ごせない企業リスクのひとつです。
ルールは「あること」よりも、「どう使われているか」が問われます。

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